CRM для клиники — назначение, функции и как выбрать подходящую

CRM для клиники – это система управления взаимодействием с пациентами, которая может собирать, хранить и анализировать данные об их истории болезни, приемах и назначениях, а также общаться с ними через различные каналы связи (например, электронную почту, СМС, социальные сети). Она помогает улучшить качество обслуживания и повысить производительность, сокращает затраты и повышает лояльность клиентов.

Зачем нужна медицинская CRM

Она необходима для эффективного управления коммуникацией с посетителями и улучшения качества обслуживания в сфере здравоохранения. Помогает сократить время, затрачиваемое на обработку и анализ сведений, повысить эффективность деятельности медперсонала и улучшить результаты лечения. Цели внедрения такого софта можно условно разделить на несколько категорий:

1. Для управленческих целей. CRM-система предоставляет руководителю полную сводку о функционировании заведения. Она может проанализировать производительность разных специалистов, маркетологов, менеджеров, операторов регистратуры или колл-центра в одном месте.
2. Для персонала учреждения. После внедрения и автоматизации, работники будут тратить меньше времени на административную деятельность с документами, что позволит им уделить больше времени обслуживанию больных.
3. Для маркетинговых и продажных целей. Специалисты по маркетингу интегрируют CRM-систему с сайтом, приложением медцентра, социальными и рекламными сетями, сервисами сквозной аналитики и другими источниками взаимодействия с клиентами.

Основные функции CRM системы для клиники

Удобство хранения информации о пациентах

Работники быстро и просто получают отчеты о проходящих лечение больных. Также можно хранить различные сведения, такие как: истории болезни, время посещения, мед. заметки и многое другое в защищенной базе. Внедрение электронных документов ускоряет обслуживание, благодаря чему пропускная способность медцентра увеличивается на 20%.

Одним из важных компонентов электронного документооборота является быстрое введение необходимой информации. Не нужно вручную заполнять ФИО человека, паспортные сведения, сумму оказанных процедур в договорах – больничные листы генерируются автоматически.

Для этого в программе заранее создаются все требуемые образцы, формируются бланки, задаются тексты, а в полях с переменными сведениями устанавливаются специальные метки. Когда доктор открывает образец в карточке больного, эти метки автоматически заполняются из соответствующих полей. Таким образом, документы могут быть быстро заполнены без ошибок. Далее они могут быть распечатаны или отправлены по электронной почте людям, проходящим лечение.

Сегментация клиентов и эффективная коммуникация

Можно сегментировать аудитории людей, проводить маркетинговые активности и исследования. Важным этапом в привлечении клиентов является их разделение на новых (которые воспользовались услугами впервые) и старых (которые давно посещают учреждение). Для каждой категории используются разные варианты коммуникации. Чтобы предложить индивидуальные предложения тем, кто уже присутствует в базе, необходимо вручную просмотреть сотни медкарт..

В CRM присутствуют специальные фильтры, что даёт доступ к моментальному поиску нужных групп потребителей. Произведя установку нескольких критериев для отбора, софт автоматически выдаст список соответствующих людей. После выбора нужного сегмента можно переходить к коммуникации с ним: произвести отправку sms-приглашения на профилактический осмотр, сделать оповещение о новых предложениях через e-mail рассылку и так далее.

Эффективная коммуникация также важна. Люди должны иметь право связаться с медклиникой удобным для них способом: по телефону, электронной почте или через чат. Каждый канал автоматически передает сведения в программное обеспечение, что в свою очередь помогает выявить наиболее эффективные источники прихода новых потребителей.

График специалистов и запись клиентов в режиме онлайн

Электронное расписание врачей – необходимо для четкого распределение задач и нормального функционирования онлайн регистратуры. Такой календарь под рукой имеет следующие преимущества для:

• Администраторов. CRM-система разрешает администраторам записывать больных на посещения через онлайн-формы, что упрощает и ускоряет процесс записи, а также сокращает время ожидания.
• Врачей. Открывает доступ специалистам получать заранее материалы о назначенных приемах, благодаря чему они могут лучше планировать свой рабочий график и приготовиться к каждому визиту более эффективно.
• Руководителей. CRM-система предлагает руководителям получать полную информацию об активности их организаций, анализировать сведения и принимать решения на основе этих ресурсов.
• Пациентов. Благодаря специальному виджету, интегрированному в ПО, клиенты получают доступ к онлайн-расписанию. Это позволяет им самостоятельно выбирать врача и удобное время посещения, а также регистрировать заявку на визит. Заполненные параметры автоматически появляются в СРМ, без каких-либо задержек или повторных вводов. Кроме того, самостоятельно записавшиеся посетители имеют средний чек, который на 15% больше, чем у остальных.

Инструменты аналитики и отчетности

Для развития бизнеса необходимо следить за реальной статистикой: количество людей по рекламным каналам, разница между заработком и издержками, KPI и показатели сотрудников, а также число первоначальных и последующих посещений – иначе убытки неизбежны.

Программа помогает собрать все необходимые показатели и своевременно исправить возникшие трудности. Используя информацию из карточек больных, календаря и данных о финансовых операциях – автоматически генерируются отчеты. Это сократить время обработки и поможет избежать человеческих ошибок.

Автоматизация напоминаний и уведомлений

Часто случается, что обещают прислать результаты анализов, но забывают. Также бывает, что забывают напомнить о назначенном визите к специалисту. Кроме того, ошибки в расчетах стоимости могут привести к тому, что человек вынужден оплатить сумму, превышающую обещанную. Любая подобная ошибка может нанести ущерб репутации клинике и может привести к потере лояльности.

С помощью CRM пользователи могут автоматически отправлять результаты анализов, получать SMS-уведомления с подтверждением записи и напоминаниями о предстоящем визите.

На что стоит обратить внимание при выборе CRM

При выборе следует руководствоваться потребностями клиники. Вот несколько полезных советов от нас:

1. Определите, какие функции нужны в первую очередь и какие инструменты могут понадобиться в будущем.
2. Убедитесь, что программа может интегрироваться со сторонними сервисами и позволяет дорабатывать недостающий функционал.
3. Важно также убедиться в том, что процесс внедрения и настройки системы пройдет без сбоев, а обучение сотрудников не вызовет затруднений.
4. Обратите внимание на безопасность: проверьте, можно ли ограничить IP-адреса для авторизации, существует ли логирование изменений и заходов, возможность назначать роль и права доступа для каждого сотрудника, а также создание резервных копий.

Подборка CRM для медицинских центров

Мы собрали лучшие CRM-системы с разными функциями и возможностями, чтобы вы могли выбрать наиболее подходящий вариант для вашего бизнеса.

Sycret Med

Sycret Med – система для клиник с интуитивным интерфейсом для быстрого доступа к информации. Компания давно разрабатывает IT-решения для сферы медицины и на рынке услуг существует уже 16 лет. Продукт Sycret Med может быть представлен как в облачном, так и в коробочном решении.

CRM система Sycret для медицинских организаций предлагает широкий спектр функций, включающих в себя:

• Управление клиентской базой данных: регистрация новых клиентов, ведение их истории лечения, контроль за анализами и результатами обследований.
• Управление записями и расписанием: удобное планирование приемов и назначений, возможность быстро изменять расписание и оповещать клиентов.
• Оперативность работы: ускорение обработки документации, автоматизация учета финансовых операций, контроль за работой персонала.
• Аналитика и отчетность: возможность создавать отчеты по различным параметрам, таким как количество приемов, доходы, затраты на закупки и т.д. Это позволяет управляющим получить ценную информацию о работе клиники и принимать обоснованные решения для ее оптимизации.
• Контроль финансов: включает в себя учет оплаты за услуги, формирование счетов, поддержание финансовых отчетов и статистики.
• Интеграция с другими системами: система Sycret может быть интегрирована с другими системами, такими как бухгалтерские и складские программы, что позволяет упростить и автоматизировать процессы управления клиникой.
• Администрирование склада: позволяет хранить информацию о расходных материалах, лекарствах и оборудовании, а также управлять их запасами и заказами.
• Безопасность данных: Sycret обеспечивает высокий уровень защиты конфиденциальности информации, что является важным фактором для организаций, работающих в медицинской сфере.

MedIdea

Это современная программа, которая подойдет как для крупных медцентров, так и для частного специалиста. ПО с интуитивно понятным интерфейсом, который не требует дополнительного обучения. Позволяет сократить убытки, структурировать документы, уменьшить время на прием посетителей. Предоставляет онлайн-запись, повышает доход, работает по ОМС и ДМС, подключается к телефонии (АТС), рассчитывает зарплату, учитывает и списывает медикаменты, дает доступ к истории болезни, а также анализирует финансовые и экономические показатели. Разработчики программы также предоставляют бесплатный перенос базы данных заказчика.

CRM MedIdea располагает многими функциями, которые могут быть полезны для мед. организаций. Некоторые из них:

• Взаимодействие с пациентами: Доступно создание профилей чтоб хранить общую информацию, можно записывать результаты обследований и консультаций, а также следить за историю лечения.
• Редактирование расписания: Можно создавать и изменять расписание приемов, устанавливать время визитов, а также отслеживать статусы посетителей.
• Формирование услуг: Работа с каталогом необходимых услуг, в котором легко устанавливать цены и описания, а также контролировать их использование.
• Учет финансов: Можно следить за доходами и расходами, генерировать счета на оплату, а также отслеживать задолженности.
• Контроль задач и уведомлений: Позволяет создавать задачи и напоминания для себя и для других сотрудников.

Клиентикс

Инструмент представляет собой комплексное решение для управления медклиникой, которое объединяет в себе функционал CRM и МИС. Автоматизация всех процессов работы от назначенного приема, до учета лекарств и расчета заработной платы. Позволяет владельцам и управляющим сосредоточиться на ключевых моментах, избавившись от рутинных заданий. Это облачное приложение, доступное для медцентров различных профилей и размеров.

Бесплатная онлайн-запись на сайте, складской учет и МДЛП, модуль ДМС, настройки шаблонов документов и протоколов, sms-оповещения, расчет зарплат с гибкой структурой мотивации, более 30 аналитических графиков и отчетов, АРМ врача для 26 направлений, ip-телефония, касса по 54-ФЗ и более 40 инструментов – все это доступно в программе, которая поможет увеличить выручку и улучшить качество сервиса.

CRM Клиентикс выполняет много задач, вот некоторые из них:

• Мониторинг базы пациентов, просмотр их контактной информации, истории лечения, диагнозы и прочее.
• Составление расписаний для специалистов и записи к ним на прием.
• Отслеживание платежей и выставление счетов.
• Анализ эффективности работы, отчеты о прибыли и затратах, количестве обратившихся людей и т.д.
• Планирование мероприятий, включая встречи, конференции и семинары.
• Интеграция с другими инструментами, такими как электронные карты и ПО для бухгалтерского учета.
• Автоматизация процессов, таких как напоминания о предстоящих посещениях и выполнении рецептов.
• Создание персонализированных программ лояльности.

Medesk

Эта платформа была создана врачами и для врачей. Она проста в настройке и приспосабливается к вашим бизнес-процессам, помогая анализировать и совершенствовать деятельность каждого сотрудника. Платформа доступна онлайн с любого устройства. Интерфейс интуитивно понятен, поэтому можно быстро освоить программу и начать работать в ней с первого дня использования.

С помощью платформы руководитель может распределять загрузку докторов, проверять администратора, просматривать затраты на рекламу и отслеживать путь привлечения новых посетителей в медклинику.

CRM Medesk предлагает множество функций, таких как:

• Обслуживание пациентов: сохранение анамнеза, электронных медицинских карт (ЭМК), фиксация записей, рассылка уведомлений о назначенных визитах и другие процессы.
• Ведение расписания: создание графика занятости врачей и ресурсов (кабинетов, аппаратов), онлайн-бронирование визитов.
• Операции с финансами: выставление счетов, оплата услуг, учет финансовой деятельности.
• Контроль задач и коммуникация: распределение задач, уведомления, обмен сообщениями между врачами и другими сотрудниками.
• Аналитика: сбор и анализ данных о производительности, отчетность для руководства.
• Интеграция с другими сервисами: возможность интеграции с другими сервисами, такими как онлайн-кассы, сервисы телемедицины и т.д.

ArchiMed+

Это универсальная программа, которая подходит для всех мед. организаций и частных специалистов. Благодаря модульной структуре продукт легко масштабируется и может расти вместе с бизнесом. Дополнительные модули могут быть докуплены по мере необходимости, не затрагивая основную систему.

Также решение интегрируется с различными сервисами, собственной CRM-системой, мобильным приложением, личным кабинетом пользователя, онлайн-оплатой и многими другими функциями. Простая установка программного комплекса является одним из ключевых моментов во внедрении, доступной для пользователей с базовыми знаниями персонального компьютера.

CRM ArchiMed+ обладает многими преимуществами, вот некоторые из основных функций:

• Обработка данных: создание профилей под каждого больного, запись на процедуры и лечение, история болезни, обследования и анализы.
• Составление расписания: формирование графиков труда медицинского персонала, регистрация на прием, информирование о предстоящей поездке в больницу.
• Контроль оказываемых услуг: просмотр списков предложенных процедур, их стоимости и сроков.
• Работа с финансами: выставление счетов, проведение оплат, контроль задолженностей.
• Аналитика: отчеты о выручке, посещаемости, популярности услуг и т.д.
• Интеграция с другими сервисами: взаимодействие с бухгалтерским софтом и другими МИС.
• Контроль качества: мониторинг эффективности оказываемых услуг, обратная связь от посетителей.

MediSpark

Представляет собой систему управления клиентскими отношениями, предназначенную для использования в клиниках, салонах красоты и стоматологиях. Кроме того, существует отдельное решение, специализированное именно для мед. организаций от MediSpark. Компания также предоставляет МИС, услугу разработки сайта для клиник и внедрение телеграм-ботов.

Предложенный функционал содержит клиентскую базу, электронный журнал, онлайн-запись, хранение фотографий и изображений, отчеты и менеджмент персонала. Программа является облачной и работает по подписке, но также доступна бесплатная версия.

CRM MediSpark обладает множеством достоинств, вот некоторые из них:

• Контакт с пациентами: способность вести электронную медицинскую карту, регистрировать итоги обследований, проводить консультации, управлять записями и предписаниями.
• Формирование графика: возможность планировать расписание врачей, записывать людей к врачам, управлять очередью, отправлять напоминания о предстоящих визитах.
• Учет финансовых операций: возможность регистрации денежных переводов, составления счетов, управления платежами и выставления счетов страховым компаниям.
• Аналитика: возможность получать отчеты по функциональности клиники, выявлять проблемные области и оптимизировать производительность.
• Складской учет: возможность следить за препаратами и оборудования, управлять заказами и поставками.

МедАнгел

Информационная платформа для автоматизации работы мед. учреждений, включая центры диагностики. В рамках этой платформы внедряются компоненты, необходимые для автоматизации всех аспектов работы медучреждений, от регистратуры до бухгалтерского учета.

Благодаря модульной структуре, компоненты платформы могут быть внедрены последовательно в зависимости от потребностей медцентра. Код платформы открытый, поэтому есть возможность внести доработки и сделать ее индивидуальной для каждой клиники.

Система МедАнгел предоставляет множество функций, которые помогают медцентрам улучшить свою эффективность и организованность. Ниже перечислены некоторые из этих функций:

• Обработка данных клиентов: обеспечивает создание и хранение информации о больных, их регистрацию на прием, назначение лечения и другие процессы.
• Планировка расписаний: Дает возможность врачам легко управлять своим расписанием, включая запись на прием, уведомления о встречах и т.д.
• Администрирование задач: Позволяет сотрудникам легко управлять своими задачами, включая назначение, отслеживание и выполнение поставленных целей.
• Обработка документации: С ее помощью можно хранить, организовывать и управлять своими документами, включая медицинские записи, счета и т.д.
• Аналитика и отчетность: Дает возможность анализировать свою деятельность и генерировать отчеты, которые помогают принимать более обоснованные решения.
• Интеграция с другими системами: ПО может быть интегрирован с другими сервисами и инструментами, такими как электронная медицинская запись, сервисы обработки платежей и т.д.

MedicalCRM

Эта система является надежным, практичным и удобным инструментом для медцентров. Представлена в облачной версии. Интуитивно-понятный интерфейс ускоряет процесс освоения, и вам потребуется всего несколько часов, чтобы начать использовать ее. Функционал системы легко настраивается в соответствии с индивидуальными требованиями.

Особенностью является чат, совместимый с HIPAA , встроенный непосредственно в ПО. Он предоставляет вашему персоналу инструмент для совместной работы, который можно использовать для улучшения внутренней коммуникации в режиме реального времени.

MedicalCRM включает в себя много полезных инструментов, вот перечень некоторые из них:

• Функция взаимодействия с пациентами позволяет сохранять и управлять различными данными, такими как их контактная информация, медицинская история, результаты обследований и другие важные сведения.
• Ведение графика расписаний: Позволяет контролировать записи пациентов на прием, отслеживать изменения и отмены этих записей, а также отправлять напоминания о предстоящих визитах.
• Контроль медикаментов: Дает возможность создавать и контролировать список лекарств, которые были назначены пациентам, а также отслеживать количество запасов в организации.
• Финансовые операции: Вы можете создавать и управлять счетами, выставлять счета на оплату процедур, а также отслеживать фин. показатели организации.
• Администрирование деловых процессов: Вы можете создавать задачи для сотрудников, назначать ответственных и отслеживать выполнение задач.
• Отчетность: MedicalCRM предоставляет множество отчетов, которые помогут вам отслеживать различные показатели вашей организации, такие как количество посещений, объем услуг, финансовые показатели и т.д.

MEDODS

Каждый сотрудник лечебных учреждений может оптимизировать свою работу с помощью данного решения. Благодаря этому руководитель сможет увеличить прибыль и упростить управление бизнесом, маркетолог – привлечь больше клиентов, администратор – сократить время, затрачиваемое на телефонные звонки и оформление бумаг, а врач – больше времени уделять больным вместо заполнения карточек. Пациенты могут быстро и просто назначить встречу благодаря онлайн-записи. Отличие данной программы от большинства громоздких МИС заключается в том, что она обладает простым и понятным интерфейсом.

CRM MEDODS включает в себя множество полезных компонентов, некоторые из них:

• Позволяет создавать и хранить информацию о пациентах, включая их контактные данные, медицинскую историю, результаты обследований и другие важные данные.
• Ведение ЭМК, благодаря чему можно быстро получать доступ к нужной информации, ускоряет процесс диагностики и лечения, улучшает координацию работы.
• Взаимодействие со складом обеспечивает порядок хранение медикаментов, отслеживает остатки по расходным материалам.
• Финансовая отчетность, выставление счетов на оплату, учет страховых полисов, соотношение прибыли и затрат.
• Аналитика и сбор статистики посещений, выручки, состоянию склада медикаментов, формирование отчетности для руководителей.

Вывод

В итоге, выбор подходящей CRM-системы для клиники является ключевым фактором для ее успешной деятельности. Необходимо учитывать особенности учреждения, потребности персонала и больных, а также оценивать преимущества конкретных систем и вариант кастомизации. Компания Sycret предлагает услуги по разработке и внедрению CRM-систем на основе индивидуальных запросов клиентов.