Работа блока “Ресепшен” в программе Sycret
Подробное описание работы блока “Ресепшен” в программе Sycret, настройка основных параметров.
Запись клиентов
- Для входа в программу используйте свой логин и пароль.
- По возможности записывайте фамилии клиентов, это позволит не путаться в списке клиентов, когда их станет много.
- Записывайте имена и фамилии с большой буквы, сохраняйте номера телефонов в одинаковом формате, например ххх-ххх-хх-хх.
Для предварительной записи на услугу:
- Запустите “Расписание“.
- Выберите день (в окне расписания – справа в календаре, по умолчанию отображается текущая дата), и один раз щелкните на уровне времени в колонке нужного специалиста (для удобства пользования).
- Выберите клиента из выпадающего списка (если клиент первый раз посещает Организацию, то его можно добавить, нажав кнопку “+” в окне создания события, клиент будет автоматически занесен в справочник “Клиенты“).
- Нажмите “Сохранить“.
- Для перехода к выбору услуг нажмите кнопку “Услуги“.
- Выберите услугу из выпадающего списка (поиск услуги ведется по первой колонке в выпадающей таблице, если первая колонка – название услуги, начните набирать с клавиатуры название услуги – система по первым набранным буквам отобразит все услуги начинающиеся на набранные буквы).
- Для добавлении следующей услуги – повторите действия. Этап записи услуги можно выполнить после оказания услуг, т.е. по факту.
При оформлении услуги
- Если список услуг по факту отличается от предварительной записи, нажмите “Услуги” (можно из вертикального меню) и выберите услугу (услуги).
- Нажмите “Продажи” ➞ “Продать товар” (можно из вертикального меню) и заполните информацию о товаре.
- Нажмите “Расходники” и заполните информацию о расходных материалах в том случае, если нужно списать со склада материалы, которые были расходованы при выполнении услуг или произошел перерасход помимо тех материалов, которые должны списаться автоматически.
Для выполнения услуги нажмите кнопку “Выполнить и оплатить”
Отобразится экранный чек за все посещения клиента:
-
1. “Способ оплаты” – Выпадающий список при выборе которого появится строки с
- “Оплачено” – сумма, которую должен клиент за услуги и товары по всему визиту и сумма которую внес клиент.
- “Ранее оплачено” – если клиент уже сегодня посещал Организацию и оплатил ранее оказанные услуги.
- “Депозит” – если клиент хочет оплатить часть с депозита, то указывается сумма (подписана сумма которую может списать клиент).
- “Наличные” – если клиент хочет оплатить часть наличными, то указывается сумма.
- “Безналичные” – если клиент хочет оплатить часть наличными, то указывается сумма.
- “Бонусы” – если клиент хочет оплатить часть бонусами, то указывается сумма (подписана сумма которую может списать клиент).
дополнительными полями для ввода.
— В зависимости если клиент оплатил полностью/не полностью/не оплатил – кнопка “оплатить” называется по разному.
— После нажатия кнопки “оплатить” запись выполнится и перекрасится в зеленый цвет.
Действия пользователя:
- Кнопка “Вып./Опл. визит” – целиком оплачивает товары и услуги всего визита, при этом:
- Предлагает одной кнопкой использовать основной вид оплаты, а также накопленные на депозите средства (т.е. часть визита оплачивается с депозита, часть нал/безнал).
- По умолчанию оплата с депозита равна “0”, ее можно выставить вручную.
- Можно выполнить без оплаты – в данном случае нужно воспользоваться кнопкой “Выполнить без оплаты“, применяется к конкретному квадратику.
- Можно оплатить часть визита, в этом случае нужно воспользоваться кнопкой “Оплатить часть” – применяется к конкретному квадратику.
▪ отмененные квадратики не считает
▪ продажи, выполненные из верхнего меню, не считает
▪ Выполняет услуги в долг, но если есть продажи то не даст сделать это действие.
▪ В квадратике появляется надпись “НЕ ОПЛАЧЕНА“, после полной оплаты надпись пропадает.
▪ Можно применять даже к отмененным квадратикам.
▪ В форме показывает оставшуюся сумму к оплате.
▪ Выполняет услуги и частично их оплачивает.
▪ Если есть продажи, то сумма первой оплаты не может быть меньше суммы продаж.
▪ В квадратике появляется надпись “НЕ ОПЛАЧЕНА“, после полной оплаты надпись пропадает.
▪ Можно применять даже к отмененным квадратикам.
Перенос записи
Перенос записи на другое время – для этого перетащите левой кнопкой “квадратик” записи на нужное время.
Изменение записи по времени
Изменения длительности услуги по времени – для этого потяните за нижний край квадратика записи вниз левой кнопкой мыши.
Удаление записи
Удалить запись из расписания – для этого откройте “квадратик” щелчком левой кнопки мышки, выберите “Изменить” и нажмите кнопку “Удалить” (можно из вертикального меню, не открывая двойным щелчком) и укажите причину удаления.
Изменение списка услуг и продаж
Изменение списка услуг и продаж, скидки или суммы к оплате:
- Откройте “квадратик” щелчком левой кнопки мышки.
- Если меняется список услуг, зайдите в закладку “Услуги” ➞ “Услуги” и добавьте (удалите) необходимые услуги.
- Если меняется список товаров, зайдите в закладку “Продажа” ➞ “Продажа товаров” и добавьте (удалите) необходимые товары.
- Если меняется разовая скидка, поменяйте поле “Скидка“:
- Нажмите заново “Вып.\Опл.” если услуга была выполнена.
▪ Нажмите кнопку “Сохранить“.
▪ Нажмите кнопку “Сумма“.
Бизнес процесс “Подарочный сертификат”. Работа с депозитом клиента.
Продажа сертификата:
- Заходим в карточку клиента (щелчок мыши на строке с клиентом в справочнике “Клиенты” или из внутреннего окна записи (щелчок на квадратике записи в расписании “информация” ➞ “В карточку клиента“).
- В меню карточки клиента кликаем на кнопку “Сертификаты” ➞ “Продать сертификат“.
- Заполняем форму:
- Информацию о проданном сертификате конкретному клиенту можно посмотреть во вкладке “Сертификат” правой части карточки клиента.
- Отменить продажу сертификата можно на вкладке “Сертификат” правой части карточки клиента. Выделите нужный сертификат и нажмите “Удалить“.
▪ Поле “Специалист” – указываем специалиста, кто продает сертификат (например – администратор).
▪ Поле “Вид оплаты” – указываем вид оплаты.
▪ Поле “Дата продажи” – указываем дату продажи.
▪ Поле “Номер” – указываем номер сертификата.
▪ Поле “Стоимость” – указываем стоимость сертификата.
▪ Поле “Номинал” – указываем наминал (может отличаться от стоимости).
▪ Поле “Комментарий” – не обязательное для заполнения.
Активация сертификата
- Для того, чтобы сертификатом можно было пользоваться, его необходимо активировать. Активировать сертификат можно тому лицу кто его купил, а так же любому лицу, кто этот сертификат предъявил. Для этого – заходим в карточку клиента, который будет пользоваться сертификатом и нажимаем на кнопку “Активировать сертификат“.
- Заполняем форму:
- После активации сертификата денежная сумма зачисляется клиенту на депозит сертификатом. Эту информацию можно посмотреть на вкладке “Операции с депозитом” в правой части карточки клиента. В наличную кассу эта сумма не пойдет!
▪ Поле “Сертификат №” – из выпадающего списка выбираем номер предъявленного сертификата (в выпадающем списке будут отображаться только проданные, неактивированные сертификаты).
▪ Поле “Комментарий” – не обязательное для заполнения.
Отмена активации
- Активацию сертификата можно отменить. Для этого выбираем сертификат, нажимаем на кнопку “Отменить” в карточке клиента.
- Заполняем форму:
- При отмене активации сертификата, сумма стоимости сертификата будет списана с депозита клиента. Этот сертификат можно будет активировать другому клиенту!
Использование сертификата
При оплате услуги или товара выбрать тип оплаты “С депозита“.
Информацию о проданных и активированных сертификатах можно посмотреть в отчете “Продажа сертификатов” раздела “Аналитика”.
Наличными и безналичными – кнопка “Пополнить” в карточке клиента во вкладке “Операции с депозитом“. Вернуть – кнопка “Возврат“. Для того, чтобы при оплате услуг использовать деньги на депозите нужно выбрать способ оплаты “С депозита” при оплате визита.
Бизнес процесс “Курс услуг”, “Продажа абонементов”.
Составление курсов услуг:
- Переход в раздел “Курсы услуг“: один щелчок мыши в разделе “Справочник” ➞ “Курсы“.
- Нажмите кнопку “Добавить” в верхнем меню (“зеленый плюс”).
- Заполните форму:
- Поле “Название” – название курса (для удобства поиска.
- Поле “Описание” – описание курса.
- Поле “Длительность” – указывается длительность действия курса (абонемента) с момента продажи.
- Поля “Продажа» с” и “Продажа по” – указывается даты, в промежутке которых можно продавать данный курс.
- Нажмите “Сохранить“.
- В открывшемся редакторе добавьте услуги, которые будут входить в созданный курс.
- Нажмите кнопку “Добавить услуги в курс” в верхнем левом меню над названием курса (“плюс”).
- Заполните форму:
- Для добавлении другой услуги в курс повторите действия.
- При удалении услуги из курса, кликните на удаляемой услуге и нажмите кнопку “Удалить“.
- Для сохранения курса нажмите кнопку “Сохранить” – верхнее меню, левая колонка, над названием курса.
▪ Поле “Услуга” – выберите услугу, нажав стрелку вниз справа от поля.
▪ Поле “Стоимость” – введите стоимость услуги
Продажа курсов услуг
- Зайдите в карточку клиента.
- Зайдите во вкладку “Курс” и нажмите кнопку “Продать курс“.
- Заполните параметры формы:
- Поле “Курс” – выберите курс.
- Поле “Специалист” – выберите специалиста, который продает курс.
- Поле “Вид оплаты” – укажите вид оплаты.
- Поле “Первый платеж” – укажите сумму первого платежа (частичная оплата). Долг за курс будет отображаться в экранном чеке.
- Поле “Номер курса” – укажите номер курса (или система создаст автоматически).
- Нажмите “Сохранить” в карточке клиента.
Оформление услуг из курса
- Для того чтобы добавить услугу из курса, в отличие от обычного добавления услуги, в предварительной записи нажмите “Услуги по курсу“.
- Появится список еще не выполненных услуг из купленных клиентом курсов. В этой таблице отображается так же дата окончания курса, номер курса и долг по оплате. Двойным щелчком выбираем услугу из курса.
- Можно последовательно добавить несколько услуг из курса в одну запись. При каждом последующем добавлении услуги из курса – список услуг будет меняться, будут отображаться только не выполненные услуги из курса. Если закончился срок действия курса, то система не разрешит добавить услугу.
- Можно добавить также другие услуги (не из курса) или наоборот, к обычной услуге добавить услугу из курса.
- При нажатии “Вып./Опл. весь визит” услуги из курса помечаются как выполненные, проставляется дата выполнения.
- При нажатии “Отменить” услуги из курса помечаются как невыполненные, дата обнуляется.
- Оплатить оставшуюся сумму или часть суммы можно, нажав на кнопку “Оплатить курс” в карточке клиента.
Учет продажи и выполнения курсов услуг
- Зайдите в карточку клиента.
- Закладка справа “Курс” – перечислены все купленные клиентом курсы.
- Двойной клик по выбранному курсу – открывается список услуг курса с информацией о том, какие из них уже выполнены и когда.
- Оплатить оставшуюся сумму или часть суммы можно, нажав на кнопку “Оплатить курс” внутри курса или в карточке клиента из левого меню.
- Информация о проданных курсах услуг и выполненных услугах отображается в следующих отчетах:
- Наличная касса.
- Общие показатели Организации.
- Сводный отчет по клиентам.
- Аналитика деятельности.
- Бизнес-прогноз.
- Отчет “Заканчивающиеся курсы услуг“. Показывает клиентов, у которых приближается дата завершения курса или осталось мало посещений/услуг.
- Отчет “Долги по курсам услуг“. Показывает частично оплаченные курсы услуг с возможностью оплаты остатка или его части.
- Раздел рубрикатора “Продажа курсов услуг“.
Бизнес процесс “Продажа товаров”
Продажа товаров производится в три шага
- На этапе записи клиента на услугу: кликнуть на карточку записи “Продажи” ➞ “Продать товар“.
- Заполнить форму:
- Поле “Товар” – наименование товара.
- Поле “Специалист” – выбрать специалиста кто продает товар (по умолчанию тот на кого создана запись).
- Поле “Склад” -по умолчанию склад который выбран основным для продаж.
- Поле “Стоимость” – стоимость товара.
- Поле “Количество” – количество товара (по умолчанию 1).
- Поле “Единица измерения” – по умолчанию штуки.
- Поле “Сумма” – умножает цену на количество.
- Поле “Дата продажи” – по умолчанию текущий день.
- Поле “Скидка” – если необходимо внести скидку.
- Поле “Тип скидки” – или в процентах или в рублях.
- Нажмите кнопку “Сохранить“.
Процесс ручного списания материалов на услугу
Ручное списание материалов на услугу производится в случае – если не настроено автоматическое списание или если произошел перерасход материалов
- Списание производится на этапе оформления услуги: Меню – “Расходники” (можно из вертикального меню).
- Заполните форму:
- Поле “Услуга” – выберите услугу, на которую нужно записать расход (в выпадающем списке будут только те услуги, на которые записан клиент).
- Поле “Материал” – выберите расходуемый материал.
- Поле “Склад” – выберите склад, с которого нужно произвести списание.
- Поле “Ед. измерения” – выберите значение.
- Поле “Кол-во” – укажите количество расходуемого материала в соответствии с единицей измерения.
- Нажмите “Сохранить“.
Сдача ежедневных отчетов
- Зайдите в раздел “Аналитика“, выберите отчет “Наличная касса“.
- Аналогично постройте отчеты “Услуги”, “Продажи“.
- Так же каждый отчет можно сохранить в виде Exel документа (кнопка “В Exel” в верхнем меню).