Работа блока “Ресепшен” в программе Sycret

Подробное описание работы блока “Ресепшен” в программе Sycret, настройка основных параметров.

Запись клиентов

1. Для входа в программу используйте свой логин и пароль.
2. По возможности записывайте фамилии клиентов, это позволит не путаться в списке клиентов, когда их станет много.
3. Записывайте имена и фамилии с большой буквы, сохраняйте номера телефонов в одинаковом формате, например ххх-ххх-хх-хх.

Для предварительной записи на услугу:

1. Запустите “Расписание“.
2. Выберите день (в окне расписания – справа в календаре, по умолчанию отображается текущая дата), и один раз щелкните на уровне времени в колонке нужного специалиста (для удобства пользования).



3. Выберите клиента из выпадающего списка (если клиент первый раз посещает Организацию, то его можно добавить, нажав кнопку “+” в окне создания события, клиент будет автоматически занесен в справочник “Клиенты“).



4. Нажмите “Сохранить“.
5. Для перехода к выбору услуг нажмите кнопку “Услуги“.



6. Выберите услугу из выпадающего списка (поиск услуги ведется по первой колонке в выпадающей таблице, если первая колонка – название услуги, начните набирать с клавиатуры название услуги – система по первым набранным буквам отобразит все услуги начинающиеся на набранные буквы).
7. Для добавлении следующей услуги – повторите действия. Этап записи услуги можно выполнить после оказания услуг, т.е. по факту.

При оформлении услуги

1. Если список услуг по факту отличается от предварительной записи, нажмите “Услуги” (можно из вертикального меню) и выберите услугу (услуги).
2. Нажмите “Продажи” ➞ “Продать товар” (можно из вертикального меню) и заполните информацию о товаре.



3. Нажмите “Расходники” и заполните информацию о расходных материалах в том случае, если нужно списать со склада материалы, которые были расходованы при выполнении услуг или произошел перерасход помимо тех материалов, которые должны списаться автоматически.

Для выполнения услуги нажмите кнопку “Выполнить и оплатить”

Отобразится экранный чек за все посещения клиента:

1. “Способ оплаты” – Выпадающий список при выборе которого появится строки с
дополнительными полями для ввода.



1. “Оплачено” – сумма, которую должен клиент за услуги и товары по всему визиту и сумма которую внес клиент.
2. “Ранее оплачено” – если клиент уже сегодня посещал Организацию и оплатил ранее оказанные услуги.
3. “Депозит” – если клиент хочет оплатить часть с депозита, то указывается сумма (подписана сумма которую может списать клиент).
4. “Наличные” – если клиент хочет оплатить часть наличными, то указывается сумма.
5. “Безналичные” – если клиент хочет оплатить часть наличными, то указывается сумма.
6. “Бонусы” – если клиент хочет оплатить часть бонусами, то указывается сумма (подписана сумма которую может списать клиент).

Действия пользователя:

• Кнопка “Вып./Опл. визит” – целиком оплачивает товары и услуги всего визита, при этом:

▪ отмененные квадратики не считает
▪ продажи, выполненные из верхнего меню, не считает

• Предлагает одной кнопкой использовать основной вид оплаты, а также накопленные на депозите средства (т.е. часть визита оплачивается с депозита, часть нал/безнал).
• По умолчанию оплата с депозита равна “0”, ее можно выставить вручную.
• Можно выполнить без оплаты – в данном случае нужно воспользоваться кнопкой “Выполнить без оплаты“, применяется к конкретному квадратику.

▪ Выполняет услуги в долг, но если есть продажи то не даст сделать это действие.
▪ В квадратике появляется надпись “НЕ ОПЛАЧЕНА“, после полной оплаты надпись пропадает.
▪ Можно применять даже к отмененным квадратикам.

• Можно оплатить часть визита, в этом случае нужно воспользоваться кнопкой “Оплатить часть” – применяется к конкретному квадратику.

▪ В форме показывает оставшуюся сумму к оплате.
▪ Выполняет услуги и частично их оплачивает.
▪ Если есть продажи, то сумма первой оплаты не может быть меньше суммы продаж.
▪ В квадратике появляется надпись “НЕ ОПЛАЧЕНА“, после полной оплаты надпись пропадает.
▪ Можно применять даже к отмененным квадратикам.

Перенос записи

Перенос записи на другое время – для этого перетащите левой кнопкой “квадратик” записи на нужное время.

Изменение записи по времени

Изменения длительности услуги по времени – для этого потяните за нижний край квадратика записи вниз левой кнопкой мыши.

Удаление записи

Удалить запись из расписания – для этого откройте “квадратик” щелчком левой кнопки мышки, выберите “Изменить” и нажмите кнопку “Удалить” (можно из вертикального меню, не открывая двойным щелчком) и укажите причину удаления.

Изменение списка услуг и продаж

Изменение списка услуг и продаж, скидки или суммы к оплате:

1. Откройте “квадратик” щелчком левой кнопки мышки.
2. Если меняется список услуг, зайдите в закладку “Услуги” ➞ “Услуги” и добавьте (удалите) необходимые услуги.
3. Если меняется список товаров, зайдите в закладку “Продажа” ➞ “Продажа товаров” и добавьте (удалите) необходимые товары.
4. Если меняется разовая скидка, поменяйте поле “Скидка“:

▪ Нажмите кнопку “Сохранить“.
▪ Нажмите кнопку “Сумма“.

5. Нажмите заново “Вып.\Опл.” если услуга была выполнена.

Бизнес процесс “Подарочный сертификат”. Работа с депозитом клиента.

Продажа сертификата:

1. Заходим в карточку клиента (щелчок мыши на строке с клиентом в справочнике “Клиенты” или из внутреннего окна записи (щелчок на квадратике записи в расписании “информация” ➞ “В карточку клиента“).
2. В меню карточки клиента кликаем на кнопку “Сертификаты” ➞ “Продать сертификат“.



3. Заполняем форму:



▪ Поле “Специалист” – указываем специалиста, кто продает сертификат (например – администратор).
▪ Поле “Вид оплаты” – указываем вид оплаты.
▪ Поле “Дата продажи” – указываем дату продажи.
▪ Поле “Номер” – указываем номер сертификата.
▪ Поле “Стоимость” – указываем стоимость сертификата.
▪ Поле “Номинал” – указываем наминал (может отличаться от стоимости).
▪ Поле “Комментарий” – не обязательное для заполнения.

4. Информацию о проданном сертификате конкретному клиенту можно посмотреть во вкладке “Сертификат” правой части карточки клиента.
5. Отменить продажу сертификата можно на вкладке “Сертификат” правой части карточки клиента. Выделите нужный сертификат и нажмите “Удалить“.
Внимание: Система запретит удаление продажи если сертификат уже был использован!

Активация сертификата

1. Для того, чтобы сертификатом можно было пользоваться, его необходимо активировать. Активировать сертификат можно тому лицу кто его купил, а так же любому лицу, кто этот сертификат предъявил. Для этого – заходим в карточку клиента, который будет пользоваться сертификатом и нажимаем на кнопку “Активировать сертификат“.
2. Заполняем форму:



▪ Поле “Сертификат №” – из выпадающего списка выбираем номер предъявленного сертификата (в выпадающем списке будут отображаться только проданные, неактивированные сертификаты).
▪ Поле “Комментарий” – не обязательное для заполнения.

3. После активации сертификата денежная сумма зачисляется клиенту на депозит сертификатом. Эту информацию можно посмотреть на вкладке “Операции с депозитом” в правой части карточки клиента. В наличную кассу эта сумма не пойдет!

Отмена активации

1. Активацию сертификата можно отменить. Для этого выбираем сертификат, нажимаем на кнопку “Отменить” в карточке клиента.
2. Заполняем форму:



3. При отмене активации сертификата, сумма стоимости сертификата будет списана с депозита клиента. Этот сертификат можно будет активировать другому клиенту!
Внимание: Если на депозите клиента не достаточно суммы для отмены сертификата действие не выполнится!

Использование сертификата

При оплате услуги или товара выбрать тип оплаты “С депозита“.

Информацию о проданных и активированных сертификатах можно посмотреть в отчете “Продажа сертификатов” раздела “Аналитика”.

Наличными и безналичными – кнопка “Пополнить” в карточке клиента во вкладке “Операции с депозитом“. Вернуть – кнопка “Возврат“. Для того, чтобы при оплате услуг использовать деньги на депозите нужно выбрать способ оплаты “С депозита” при оплате визита.

Бизнес процесс “Курс услуг”, “Продажа абонементов”.

Составление курсов услуг:

1. Переход в раздел “Курсы услуг“: один щелчок мыши в разделе “Справочник” ➞ “Курсы“.



2. Нажмите кнопку “Добавить” в верхнем меню (“зеленый плюс”).
3. Заполните форму:



• Поле “Название” – название курса (для удобства поиска.
• Поле “Описание” – описание курса.
• Поле “Длительность” – указывается длительность действия курса (абонемента) с момента продажи.
• Поля “Продажа» с” и “Продажа по” – указывается даты, в промежутке которых можно продавать данный курс.
• Нажмите “Сохранить“.
4. В открывшемся редакторе добавьте услуги, которые будут входить в созданный курс.



• Нажмите кнопку “Добавить услуги в курс” в верхнем левом меню над названием курса (“плюс”).
• Заполните форму:



▪ Поле “Услуга” – выберите услугу, нажав стрелку вниз справа от поля.
▪ Поле “Стоимость” – введите стоимость услуги

• Для добавлении другой услуги в курс повторите действия.
• При удалении услуги из курса, кликните на удаляемой услуге и нажмите кнопку “Удалить“.
5. Для сохранения курса нажмите кнопку “Сохранить” – верхнее меню, левая колонка, над названием курса.
Внимание: Стоимость курса определяется автоматически! Для пересчета стоимости курса нажмите “указать стоимость“.

Продажа курсов услуг

1. Зайдите в карточку клиента.
2. Зайдите во вкладку “Курс” и нажмите кнопку “Продать курс“.



3. Заполните параметры формы:



• Поле “Курс” – выберите курс.
• Поле “Специалист” – выберите специалиста, который продает курс.
• Поле “Вид оплаты” – укажите вид оплаты.
• Поле “Первый платеж” – укажите сумму первого платежа (частичная оплата). Долг за курс будет отображаться в экранном чеке.
• Поле “Номер курса” – укажите номер курса (или система создаст автоматически).
4. Нажмите “Сохранить” в карточке клиента.

Оформление услуг из курса

1. Для того чтобы добавить услугу из курса, в отличие от обычного добавления услуги, в предварительной записи нажмите “Услуги по курсу“.



2. Появится список еще не выполненных услуг из купленных клиентом курсов. В этой таблице отображается так же дата окончания курса, номер курса и долг по оплате. Двойным щелчком выбираем услугу из курса.



3. Можно последовательно добавить несколько услуг из курса в одну запись. При каждом последующем добавлении услуги из курса – список услуг будет меняться, будут отображаться только не выполненные услуги из курса. Если закончился срок действия курса, то система не разрешит добавить услугу.
4. Можно добавить также другие услуги (не из курса) или наоборот, к обычной услуге добавить услугу из курса.
5. При нажатии “Вып./Опл. весь визит” услуги из курса помечаются как выполненные, проставляется дата выполнения.
6. При нажатии “Отменить” услуги из курса помечаются как невыполненные, дата обнуляется.
7. Оплатить оставшуюся сумму или часть суммы можно, нажав на кнопку “Оплатить курс” в карточке клиента.

Учет продажи и выполнения курсов услуг

1. Зайдите в карточку клиента.
2. Закладка справа “Курс” – перечислены все купленные клиентом курсы.



3. Двойной клик по выбранному курсу – открывается список услуг курса с информацией о том, какие из них уже выполнены и когда.
4. Оплатить оставшуюся сумму или часть суммы можно, нажав на кнопку “Оплатить курс” внутри курса или в карточке клиента из левого меню.
5. Информация о проданных курсах услуг и выполненных услугах отображается в следующих отчетах:
• Наличная касса.
• Общие показатели Организации.
• Сводный отчет по клиентам.
• Аналитика деятельности.
• Бизнес-прогноз.
• Отчет “Заканчивающиеся курсы услуг“. Показывает клиентов, у которых приближается дата завершения курса или осталось мало посещений/услуг.
• Отчет “Долги по курсам услуг“. Показывает частично оплаченные курсы услуг с возможностью оплаты остатка или его части.
• Раздел рубрикатора “Продажа курсов услуг“.

Бизнес процесс “Продажа товаров”

Продажа товаров производится в три шага

1. На этапе записи клиента на услугу: кликнуть на карточку записи “Продажи” ➞ “Продать товар“.
2. Заполнить форму:



• Поле “Товар” – наименование товара.
• Поле “Специалист” – выбрать специалиста кто продает товар (по умолчанию тот на кого создана запись).
• Поле “Склад” -по умолчанию склад который выбран основным для продаж.
• Поле “Стоимость” – стоимость товара.
• Поле “Количество” – количество товара (по умолчанию 1).
• Поле “Единица измерения” – по умолчанию штуки.
• Поле “Сумма” – умножает цену на количество.
• Поле “Дата продажи” – по умолчанию текущий день.
• Поле “Скидка” – если необходимо внести скидку.
• Поле “Тип скидки” – или в процентах или в рублях.
3. Нажмите кнопку “Сохранить“.

Процесс ручного списания материалов на услугу

Ручное списание материалов на услугу производится в случае – если не настроено автоматическое списание или если произошел перерасход материалов

1. Списание производится на этапе оформления услуги: Меню – “Расходники” (можно из вертикального меню).
2. Заполните форму:



• Поле “Услуга” – выберите услугу, на которую нужно записать расход (в выпадающем списке будут только те услуги, на которые записан клиент).
• Поле “Материал” – выберите расходуемый материал.
• Поле “Склад” – выберите склад, с которого нужно произвести списание.
• Поле “Ед. измерения” – выберите значение.
• Поле “Кол-во” – укажите количество расходуемого материала в соответствии с единицей измерения.
3. Нажмите “Сохранить“.

Сдача ежедневных отчетов

1. Зайдите в раздел “Аналитика“, выберите отчет “Наличная касса“.



2. Аналогично постройте отчеты “Услуги”, “Продажи“.
3. Так же каждый отчет можно сохранить в виде Exel документа (кнопка “В Exel” в верхнем меню).